1) Fornire strumenti hardware adatti
Il primo aspetto da gestire è quello degli strumenti di lavoro. Il consiglio è quello di dotare tutti i lavoratori di notebook e se necessario, in base al ruolo, smartphone con linea dati aziendale.
2) Utilizzare software e archiviazione cloud
I software e i sistemi cloud sono per definizione accessibili da ovunque ci sia connettività. Oggi sono disponibili sufficienti sistemi di sicurezza e ormai da qualche anno anche le grandi aziende stanno scegliendo soluzioni cloud per i propri sistemi informativi. Google Gsuite o Microsoft Office 365 sono esempio di soluzioni collaborative molto diffuse.
3) Scegliere buoni sistemi di messaggistica interna e videoconferenze
Oggi sono disponibili sul mercato numerosi sistemi gratuiti o a pagamento. Valutate quale si adatta meglio al vostro ambito. Scegliete soluzioni business oriented. In ADC Service utilizziamo Google Hangouts. Alcuni spunti: Skype for business, Microsoft Teams, Zoom.
4) Formate il personale e fornite indicazioni precise
La maggior parte dei lavoratori non è abituata ad operare da remoto. Preparateli adeguatamente organizzando una formazione interna e fornite un documento con indicazioni precise sulla metodologia, sulle regole e sugli strumenti.
5) Lavorare per task e obiettivi
Per gestire al meglio il personale che lavora da remoto vi troverete presto a dover orientare l’organizzazione agile basata su compiti (task) e obiettivi a breve termine. Scegliete uno strumento di task management.
6) Crearsi una postazione adatta
È un punto importante tanto quanto, in alcune circostanze, difficile da ottenere. Sarebbe fondamentale avere una postazione silenziosa e con buona connettività. Per chi abita con altre persone il consiglio è di chiudersi in una stanza o evitare le stanze con troppo “movimento”.
7) Vestirsi opportunamente
Sembra una banalità ma vestirsi come in ufficio, eventualmente un po’ più casual, è utile per entrare nella giusta mentalità e per trasmettere professionalità nelle videoconferenze. Lavorare “in pigiama” non aiuta a distinguere la sessione lavorativa dal momento di relax personale.
8) Inizia la giornata insieme al tuo team
Se tutto il team è da remoto organizzate ogni giorno un smartcoffee, una stanza in videoconferenza dove trovarsi per salutarsi e mantenere un contatto visivo con il proprio team. Un momento informale utile per sentirsi parte del gruppo.
9) Usare le cuffie
Per mantenere la concentrazione è utile utilizzare delle cuffie, eventualmente con cancellazione dei rumori, ma soprattutto con microfono direzionale ad archetto o altre tecnologie che vi permettano di far sentire al meglio la vostra voce riducendo la ricezione di altri rumori all’interlocutore.
10) Definire degli orari e rispettarli
Trovarsi fisicamente a casa ci fa confondere i confini tra l’attività lavorativa e quella personale. È assolutamente necessario definire e rispettare gli orari per diversi motivi: i tuoi colleghi sapranno quando trovarti alla postazione, non andare avanti “ad oltranza”.
(da Lavorare da remoto Fluida 2020)